wie smarte Event-Planung Ressourcen spart

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Von Heterogenität zu Produktivität: wie smarte Event-Planung Ressourcen spart und die Effizienz erhöht

Die Challenge

Profil M ist der Marktführer für Leadership Development in Deutschland. Mehr als 90 Beraterinnen und Berater gewährleisten Flexibilität und Durchführungssicherheit bei der Konzeption und Umsetzung von Assessment- und Development-Centern für anspruchsvolle Kunden. Rund 50 Prozent der Veranstaltungen finden mit Teilnehmenden aus aller Welt statt.

Ein Team von 60 Office-Mitarbeitenden sorgt für höchste Effizienz, exzellente Qualität und einen optimalen Service in der Veranstaltungsplanung. Profil M schöpft aus der Erfahrung von jährlich über 20.000 begeisterten Trainingsteilnehmenden und 10.000 validen Potenzialaussagen.

Im Zentrum steht dabei die Koordination von Beraterinnen und Beratern, Kundenterminen und internen Prozessen – ein komplexes System mit vielen Beteiligten und hoher Dynamik. Bisher lief die Planung mit verschiedenen, dezentralen Einzeltools, viel Handarbeit und individueller Abstimmung. Das funktionierte, war aber zeitaufwändig, intransparent, wenig skalierbar und anfällig für Reibungsverluste.

Die Lösung

Gemeinsam mit Profil M haben wir auf diese Situation mit einem neuen, zukunftsfähigen Ansatz reagiert. Ein 15-köpfiges Expertenteam aus Projektleitung, UX-Design, Entwicklung, Architektur sowie DevOps arbeitete eng mit dem kundenseitigen Product Owner, den Fachabteilungen und der IT zusammen. In einem Initialisierungssprint analysierten wir den bestehenden Geschäfts- und Planungsprozess, identifizierten Potenziale und entwickelten auf dieser Basis ein digitales Zielbild: den Event-Planer.

Von der Anforderungsanalyse über User Research bis hin zum Prototyping und validiertem UX-Design setzten wir auf einen nutzerzentrierten, agilen und iterativen Entwicklungsprozess. Schritt für Schritt entstand so eine Anwendung, die nicht nur funktional überzeugt, sondern auch exakt auf die Geschäftsprozesse von Profil M und die Arbeitsweisen der Anwendenden abgestimmt ist.

Der Event-Planer unterstützt die effiziente und transparente Organisation von Veranstaltungen – von der ersten Kundenanfrage bis zur Besetzung mit passenden Beraterinnen und Beratern. Die Lösung integriert bestehende Systeme, reduziert manuelle Aufwände und erhöht die Planungsqualität spürbar.

Das Ergebnis

Mit dem Go-live des Event-Planers konnte Profil M die Eventplanung auf ein neues Level heben. Prozesse wurden standardisiert, Abstimmungen vereinfacht und wichtige Ressourcen gezielter eingesetzt. Die Projektassistenz ist heute deutlich entlastet, Beraterinnen und Berater können optimal eingesetzt werden – und kurzfristige Kundenanfragen lassen sich schneller bedienen.

Der Event-Planer ist damit nicht nur eine punktuelle Lösung, sondern ein erster, wesentlicher Baustein einer modularen, skalierbaren Produktlandschaft, die Profil M langfristig unterstützt – technologisch wie fachlich.

Das Wichtigste in Kürze:

Kundennutzen:

Die Event-Planung erfolgt zentral und standardisiert
Anfragen an Beraterinnen und Berater lassen sich bis zu 25 % schneller bearbeiten
Die Projektassistenz spart bis zu 35 % an organisatorischem Aufwand ein